JpGU 2018 - 日本地球惑星科学連合2018年大会 - コンビーナの方へ


コンビーナの方へ

今大会からの主な変更点

・セッション内で有効な議論が出来るよう,1枠に付き最大30分のディスカッション枠が「購入」できます.
「特別な発表枠」表をご覧下さい.

・ジョイントセッション提案は全て EE となります.
 詳しくはセッション共催のガイドラインをご覧下さい.

・テーマが類似するセッション群の自発的な統合を歓迎します.
 詳しくはコンビーナ−ガイドラインの 1-7.セッションのマージをご覧下さい.

・各学協会の共催セッションが明示可能となりました.
共催承認は各学協会のプログラム委員を通じてコンビーナ−自身が行って下さい.
各学協会のプログラム委員は大会組織のページからご確認いただけます.
やむを得ず,プログラム委員及び学協会の連絡先がご不明の場合には,2018pcom@jpgu.orgまでお問い合わせください.
(全てのプログラム委員がメールを受け取りますので,お問合せ先の学協会名を必ず明記してください.)
学協会セッションの開催方法につきましては,セッション共催のガイドラインでご確認ください.

セッション提案

セッション提案期間 2017年9月1日(金)~10月12日(木)17:00 
提案の流れ
1. コンビーナガイドラインをご確認ください.

2. 提案情報をご準備ください.

3. 提案者の会員情報をご確認ください.
※ご所属,メールアドレス等の変更がある場合は,セッション提案の前に会員サイトから修正を行ってください.

4. コンビーナとして登録される方がJpGU IDをお持ちであることをご確認ください.

5. セッション提案専用サイトより,JpGU IDでログインし,提案情報を登録してください.


※コンビーナとして登録するためにはJpGU IDが必要です.



※AGU会員の方はAGUサイトからJpGU IDを取得することもできます.その際,JpGUの年会費は発生しません.
※AGUサイトから取得したJpGU ID(50から始まる6桁のID)は,参加費の会員割引はありますが正会員資格ではありません.
※AGU会員の方がJpGUの正会員資格の取得を希望する場合には,AGUサイト経由ではなく,上のJpGU IDの新規取得ボタンからご登録ください.



セッション提案のためにIDを新規で取得する方へ
2017年9月1日の時点で取得可能なJpGUの正会員IDは2017年度会員資格です.
2018年5月の大会に参加するためには,2018年1月以降,2018年大会資格へ更新する必要があります.
そのため,セッション提案のために新規で正会員のIDを取得し,5月の大会に参加するためには,2017年度と2018年度の2年分の年会費が必要です.

2017年正会員資格を取得されずに,コンビーナとしてご登録いただくために, 2017年9月1日より,2018年大会参加IDを取得することができます.
大会参加IDの取得に際し,年会費は発生いたしません.
ただし,2018年大会参加IDから2018年正会員IDへの変更は行えません.また,二重登録も行えません.
大会参加IDと正会員IDでは,大会への参加登録費が異なるため,5月の大会にご参加予定の場合には, 必ず料金表をご確認の上,参加登録費の違いをご了承いただいた上でご登録ください.

投稿

投稿受付期間 2018年1月10日(水)~2月19日(月)17:00 (早期投稿締切 2月5日23:59)
・ ご自身のセッションへの投稿状況は,投稿者とタイトルのみ確認できます.
(予稿本文は2月19日17:00以降に確認できます)

・ 招待講演者への投稿依頼と投稿確認はコンビーナが行ってください.JpGUからは連絡しません.
招待講演者であっても,投稿期間内にご自身のIDで投稿し,投稿料の決済まで済ませる必要があります.

・ 口頭講演時間内に,ディスカッションを設定する予定がある場合には,投稿期間中にコンビーナがディスカッション枠の投稿を行ってください.
投稿したディスカッション枠も決済していただく必要がありますが,セッション編成時に不要となった場合にはご自身でリジェクトすることで返金も可能です.
※口頭講演時間内でのディスカッションの開催方法については下記「特別な発表枠」表もご参照ください.

特別な発表枠
タイトル 設定可能時間 セッションへの配置方法
イントロダクション 10分以下 セッション編成画面に枠を用意しているので
必要に応じて挿入してください.
ディスカッション(有料) 15分~30分/1枠 1コマにつき1枠まで購入(投稿)できます.
発表枠と同様に取り扱いください.
ディスカッション枠のタイトル(プログラムへの表記)は,投稿時にコンビーナが決めてください.
ディスカッション予定の内容を予稿として公開することができます.

※必ず投稿期間中に購入してください.セッション編成中に購入することはできません.
※ディスカッション枠はコンビーナ(共同コンビーナを含む)のみ購入可能です.
ディスカッション(無料) 15分以下 セッション編成画面に枠を用意しているので必要に応じて挿入してください.
15分から延長することや,1コマに2枠以上入れることはできません.
プログラムへの表示は一律で「ディスカッション」となります.

セッション編成

セッション編成期間 2018年2月22日(木)~3月7日(月)17:00 (投稿採択と移動は2/27まで)
セッション編成の流れ
1. 投稿の採択を行ってください.

2. 他セッションへ移動させる必要がある投稿を申請してください.
(移動先セッションが受入を了承しない場合には,元のセッションでの発表となります.)

3. 招待講演者を確定し,フラグを立ててください.

4. 採択した投稿を口頭発表とポスター発表に割振り,発表順を決めてください.
投稿者がポスターを希望している場合には,投稿者本人の事前の承諾無しに口頭発表を依頼することはできません.
口頭またはポスターを希望している発表の採択権はコンビーナにあります.

5. 開催される口頭発表コマ毎に座長を1名以上登録してください.
座長として登録するためには,JpGUのIDが必要になります.
座長として登録する前に,必ずコンビーナから座長候補者の方へ確認をとってください.JpGUからは依頼いたしません.

講演時間外のディスカッション


上記,口頭講演時間内のディスカッション(有料及び無料)の他に, 下記2つの方法で,時間外でディスカッションを行うことも可能です.
1. ホットトピックセッション 2.会合枠でのディスカッション
申請方法 セッション編成終了後,プログラム委員会が開催希望を募ります.
募集は3月下旬頃を予定しております.
会合募集開始後に,コンビーナが申請します.
開催時間 セッション開催当日(原則ポスターセッション終了後)に1時間程度 会場に空きがあれば,開催日や開催時間に制限はありません.
費用 無料 会合利用の際の部屋代と同額が発生します.
参加者の制限 大会参加者であれば誰でも参加できます.
関係者のみに限っての開催はできません.
会合のルールに則ります.
コンビーナの判断で,関係者のみに限ることも可能です.
採択 研究分野の活性化やコミュニティの拡大が見込めること,時事的な注目度の高い内容であることなどを元に,プログラム委員会が採択します. 開催基準はありません. 会場と時間に空きがあれば開催が可能です.
プログラム掲載・開催告知 大会中の催しとして,参加者への呼びかけをJpGUが行います.
また,プログラムブック,ウェブにて紹介します.
会合リストに掲載します.
申込みは会場と時間に空きがあれば当日でも可能ですが, プログラムブック,ウェブへの掲載も希望される場合には締切を設けます.(4月中旬頃を予定)

各種規定

大会運営委員会では下記の規定を制定しています.
プログラム編成に関する非常に重要な内容が含まれておりますので, コンビーナの皆様は必ずご確認いただきますようお願い致します.

セッションの言語

大会の公用語は英語と日本語です.
セッションの方針に合わせてコンビーナが次の3種類の中から,使用言語に合わせてセッション言語区分を選択します. 

セッション言語区分 スライド・ポスター作成言語 口頭発表言語
EE 英語 英語
EJ 英語 英語または日本語
JJ 英語または日本語 英語または日本語

※EJの口頭発表言語及びJJの言語は発表者が選択します.

招待講演者と招聘旅費

各セッションの開催規模に応じて,招待講演者を設定することができます.

招待講演者は,セッション公開(12/1)からセッション編成終了(3/7)までは「招待講演予定者」として,決まり次第ご連絡いただければご紹介します.
最終的な「招待講演者」はコンビーナによるセッション編成結果を元に,プログラム公開(3/12)に公開されます.

招待講演に関する詳細は,招待講演者ガイドラインを必ずご確認ください.

なお,JpGUでは,招待講演者を含む,参加者への招聘旅費はご用意しておりません.
学生の方へは,学生旅費補助制度がありますので,ぜひご活用ください.詳細は投稿開始に合わせてご案内します.

お問合せと連絡先

ご不明な点や,セッション運営について相談の必要がある場合は,2018pro@jpgu.org(プログラム局宛)にご連絡ください.

コンビーナメーリングリスト

コンビーナへのお知らせは,個人会員登録のE-Mailアドレスを通して行われます.
内容に変更がある場合は,提案前に会員ログイン画面から会員情報の更新をお願いいたします.

スケジュール

赤文字のスケジュールは,コンビーナの方に対応していただく作業です.
この期間は必ず連絡がとれる状態にしておいてください.
全ての作業は共同コンビーナにも作業権限をお渡しします.
代表コンビーナによる作業が行えない場合には,共同コンビーナが対応してください.

スケジュール コンビーナの役割
2017年
9月1日~10月12日 17:00
セッション提案
セッション提案システム(利用にはJpGU IDが必要)より,開催を希望するセッションの情報を入力してください.
10月13日~10月24日
プログラム委員会によるセッション採択検討
不採択セッション,統合依頼セッションへ状況確認を行う場合がありますので,連絡がとれる状態にしておいてください.
お返事が無い場合にはプログラム委員会に判断をお任せいただきます
10月24日
セッション採択会議
プログラム委員会がセッションの採択と,仮配分のコマ数の決定,ユニオンセッションとパブリックセッションの選出を行います.
10月25日
セッション採択通知
採択結果と仮コマ数をお知らせします.
10月26日~28日 23:59
セッション開催希望追加入力
開催不可日や,採択されたセッションリストの中に自セッションとの連続開催希望・同時開催不可のセッションが有る場合は, セッション提案システムから,情報を追加登録してください.
この期間外の申請や,セッション提案システム以外からのご連絡には対応できかねます.

これ以降,セッション提案システムより,招待講演予定者の登録を行うことができます.
招待講演予定者の登録に締切は設けていません.決まり次第適宜ご登録ください.
10月30日~11月10日
セクション毎のプログラム素案検討
セクションプログラム委員が,セクション毎のセッションの並びを検討します.
複合領域セッションは,コンビーナが提案時に指定した母体セクションで担当します.
プログラム委員より問合せがある場合がありますので,できる限り連絡がとれる状態にしておいてください.
11月14日~15日
プログラム編成会議
プログラム委員会にて,各セクション毎の素案を集め,全体のプログラムを作成します.
11月21日
コマ割公開(コンビーナ限定)
プログラム委員会より,編成会議で作成したコマ割をコンビーナに公開します.
確定したコマ割の変更はできません.
12月1日
コマ割一般公開
セッションリスト,コマ割,招待講演予定者を一般に公開します.
(これ以降も,招待講演予定者の登録・公開は決まり次第適宜対応いたします.)
2018年
1月10日~2月19日 17:00
投稿受付
早期締切:2/5 23:59
最終締切:2/19 17:00

自セッションへの投稿の呼びかけをお願いします.
口頭講演時間内のディスカッション枠を購入する場合には,この期間に投稿としてお済ませください.
セッション編成サイトにログインすることで,投稿期間中は自セッションへの投稿者名と投稿タイトルを確認することができます.

招待講演者の投稿状況もコンビーナが管理してください.
投稿内容の予稿本文は投稿締切後に確認できます.
2月22日 19:00 ~
2月27日 17:00
投稿チェック
自セッションへの投稿の採択・不採択を確定させてください.
よりふさわしい発表先セッションがある場合には,自セッションの投稿を別セッションへ移動させることができます.
また,自セッションに投稿されたリストの中から招待講演を選出してください.
2月28日
コマ数確定
最終的な投稿数によって,開催可能なコマ数をコマ数配分計算表から算出し,確定させます.
3月1日~7日 17:00
セッション編成
口頭orポスター発表の割振りと,各発表形態毎の発表順(ポスターの場合は掲示順)を決めてください.
開催される口頭発表コマ毎に,座長を割り当ててください.
3月3日~6日
プログラム最終調整(事務局)
3月13日
投稿者への採択通知
事務局より投稿者(発表者ではありません)へ採択通知を送ります.
3月14日
プログラムWEB公開
著者,タイトル,発表日,発表形態,発表会場が公開されます.
5月11日
予稿WEB公開
予稿PDFが公開されます.
5月20日~5月24日
2018年連合大会